Wat is een aanmaning en hoe stuur ik een goede aanmaningsbrief?
23-03-2020 Door Jurgen Zuurman Geen categorie

Wat is een aanmaning en hoe stuur ik een goede aanmaningsbrief?

Tips voor particuliere en zakelijke aanmaningen

Een aanmaning is een laatste vriendelijke, maar toch wel dwingende sommatiebrief die u naar uw schuldenaar stuurt als tijdige betaling van uw factuur achterwege is gebleven. Klik hier voor een voorbeeld van een goede aanmaningsbrief.

Meestal wordt als betaling achterwege blijft eerst een herinneringsbrief of reminder per e-mail gestuurd. U kent de herinneringsbrieven wel. Ze beginnen vaak vriendelijk met de woorden: “Uit onze administratie is gebleken dat uw factuur onbetaald is gebleven” of “Wellicht is onze factuur aan uw aandacht ontsnapt”. Het zijn vriendelijk geschreven herinneringsbrieven om uw klant er aan te herinneren dat uw factuur nog niet is betaald.

Aanmaning voor particuliere schuldenaar

Wanneer na het sturen van de herinneringsbrief geen betaling door u wordt ontvangen is het noodzakelijk om uw schuldenaar nog éénmaal in de gelegenheid te stellen om te betalen zonder dat hij daarvoor extra (administratie) kosten moet betalen. Dat doet u via  de aanmaningsbrief. Het is belangrijk om consumenten een andere aanmaningsbrief te sturen dan zakelijke klanten. Consumenten (particuliere klanten) genieten namelijk meer bescherming en dienen een aanmaningsbrief te krijgen waarin ze vanaf het moment dat ze de aanmaningsbrief ontvangen nog minimaal 14 dagen de tijd krijgen om kosteloos uw factuur te betalen. Klik hier voor een voorbeeld van een goede aanmaningsbrief voor particulieren.

Aanmaning voor zakelijke klanten

Wanneer u uw zakelijke relatie een aanmaningsbrief stuurt omdat uw factuur onbetaald is gebleven, dan mag de betalingstermijn korter zijn dan 14 dagen. Het is gebruikelijk om de zakelijke schuldenaar 5 tot 7 dagen de tijd te geven om te betalen. Klik hier voor een voorbeeld van een goede zakelijke aanmaningsbrief.

Wat zegt de Wet over aanmaning, de laatste aanmaning of wanneer u een aanmaning mag versturen?

In de Wet staat dat wanneer geen betaaltermijn is afgesproken of besproken, dat de schuldenaar binnen 30 dagen na ontvangst van uw factuur moet betalen. Dat betekent concreet dat wanneer u als verkoper of leverancier geen algemene voorwaarden heeft en ook geen afspraken heeft gemaakt over een termijn waarbinnen uw schuldenaar moet betalen, dat dit in dat geval automatisch 30 dagen wordt na ontvangst van uw factuur door uw schuldenaar. Let op dit kan een heel andere datum zijn dan wanneer de werkzaamheden zijn verricht of uw product is verkocht.

Voorbeeld wanneer betaaltermijn start

Zo kan het zijn dat een loodgieter op maandag een reparatie verricht, maar pas op vrijdag de factuur opmaakt en verstuurt. Wanneer hij alleen een factuur stuurt voor zijn werkzaamheden en niet aangeeft binnen welke termijn er betaald dient te worden gaat de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen lopen vanaf vrijdag als de factuur per e-mail wordt gestuurd en pas op zaterdag als de factuur van de loodgieter alleen per post wordt verstuurd.

Vanzelfsprekend mag u hier van afwijken. U mag eerder om betaling van uw factuur vragen, maar u mag de schuldenaar bijvoorbeeld ook een half jaar de tijd geven om te betalen. U kunt pas een aanmaningsbrief sturen wanneer uw schuldenaar niet binnen de afgesproken termijn heeft betaald.

Er moet zodoende een finale termijn zijn overschreden. Bijvoorbeeld wanneer u om betaling binnen 14 dagen vraagt en na deze 14 dagen is het geld nog steeds niet door u ontvangen. Dan mag u wettelijk gezien een aanmaning sturen. Het is verstandig om een aanmaningsbrief te sturen en geen sms of Whatsapp met de vraag wanneer uw schuldenaar gaat betalen. Dat is namelijk geen goed voorbeeld van een correcte aanmaning.

Aanmanen via SMS of Whatsapp?

Een goede aanmaning of aanmaningsbrief stuurt u niet via de SMS of Whatsapp. Ook al krijgt u wellicht snel respons met een toezegging dat er spoedig betaald zal worden, dit is geen officiële aanmaning. Het is wel een bevestiging dat uw schuldenaar aangeeft te willen betalen en geen klachten heeft over uw dienstverlening of product. Als betaling dan onverhoopt toch uit blijft, bent u genoodzaakt een aanmaningsbrief te sturen. U mag vanzelfsprekend kiezen of u dit per e-mail of per post doet. Mijn advies is om beiden te doen. De schuldenaar kan namelijk aangeven uw aanmaning per e-mail of brief niet ontvangen te hebben. Het is niet geloofwaardig dat uw schuldenaar uw aanmaning per e-mail én uw aanmaningsbrief per post niet zou hebben ontvangen.

Hoeveel aanmaningen moet/mag ik sturen?

Er zijn bedrijven die meerdere aanmaningsbrieven naar hun schuldenaren sturen als er niet betaald wordt. Het begint dan met de eerste aanmaning. Aanmaning één wordt dan opgevolgd door aanmaning “twee” en aanmaning twee, wordt dan opgevolgd door de “laatste aanmaning”. Dit is volstrekt onnodig. Er hoeft maar één aanmaningsbrief gestuurd te worden. Deze mag u “laatste aanmaning” noemen, maar dat hoeft niet. Als u deze brief of e-mail aanmaning noemt, is dat eveneens correct. Het is wel verstandig om een uiterste betaaldatum voor uw schuldenaar hierin te vermelden. Na deze termijn is uw schuldenaar namelijk in verzuim.

Na aanmaning is uw schuldenaar pas in verzuim

Is de betalingstermijn verstreken? Heeft uw schuldenaar de kans gekregen om uw factuur binnen een redelijke termijn te betalen? Heeft u uw schuldenaar per post en per e-mail een aanmaning gestuurd? Dan is uw schuldenaar nu formeel in verzuim. Uw schuldenaar is namelijk pas in verzuim na het verstrijken van de uiterste betaaldatum die u uw schuldenaar heeft gegeven. Schuldenaren die in “verzuim” zijn mogen door een gerechtsdeurwaarder of incassobureau worden aangeschreven om hun financiële verplichtingen alsnog na te komen. Is uw schuldenaar nog niet in verzuim? Dan kan de incassoprocedure nog niet opgestart worden.

Administratiekosten bij aanmaning?

Mogen er administratiekosten in rekening gebracht worden bij het versturen van een aanmaningsbrief? Het antwoord hierop is ja en nee. Het hangt er namelijk van af of het een zakelijke overeenkomst tussen twee bedrijven betreft of een overeenkomst die is aangegaan met een consument/particulier.

Consumenten/particulieren worden door de Wet beschermd en hoeven volgens de wetgever geen administratiekosten te betalen als zij zijn vergeten om uw factuur te betalen. Pas na het versturen van een aanmaningsbrief waarin ze vanaf het moment dat ze de aanmaningsbrief hebben ontvangen, krijgen zij van de Wet nog minimaal 14 dagen de tijd om kosteloos uw factuur te betalen. Als betaling dan alsnog uitblijft mag uw gerechtsdeurwaarder of incassobureau (incasso) kosten in rekening brengen bij uw schuldenaar.

Diverse bedrijven hebben hun eigen opgestelde algemene voorwaarden. Die worden verondersteld bekend te zijn omdat ze bij het aangaan van de zakelijke overeenkomst zijn ondertekend door de koper en vermoedelijk ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Als in de algemene voorwaarden staat dat wanneer binnen 30 dagen na factuurdatum niet is betaald, de koper een boete verschuldigd is en automatisch in verzuim treedt, dan kan de koper daaraan worden gehouden en is daardoor dan verplicht de boete te betalen. Doet hij dit niet dan staat het de schuldeiser vrij om een gerechtelijke procedure hieromtrent op te starten. Het is dan aan de rechter om te toetsen of de boetebepaling onredelijk is.

Voorbeeld brief aanmaning met 10 tips

Tien tips van gerechtsdeurwaarder Jurgen Zuurman waar u rekening mee dient te houden bij het versturen van een aanmaningsbrief. Klik hier voor ons gratis voorbeeld van aan aanmaning.

  1. Maak onderscheid tussen zakelijke klanten en particuliere klanten. Particulieren klanten dienen na ontvangst van uw aanmaning nog minimaal 14 dagen de tijd te krijgen kosteloos uw factuur te betalen Klik hier voor ons gratis voorbeeld van aan aanmaningsbrief voor particulieren. Zakelijke klanten hebben deze bescherming niet en daarvan mag de betaaltermijn korter zijn, bijvoorbeeld 5 tot 7 dagen Klik hier voor een voorbeeld van een zakelijke aanmaning.
  2. Stuur uw aanmaningsbrief ook per (aangetekende) post. Dan weet u zeker dat uw schuldenaar de gelegenheid heeft gekregen om kennis te nemen van uw aanmaning.
  3. Stuur geen aanmaning per SMS of Whatsapp. Vragen om betaling kan vanzelfsprekend altijd via de SMS of Whatsapp, maar als betaling uit blijft dient u een aanmaningsbrief te sturen naar uw schuldenaar, geen SMS of Whatsapp.
  4. Neem ook de woorden; “als betaling voor datum X niet heeft plaatsgevonden, treedt u automatisch in verzuim en stel ik u hierbij op voorhand in gebreke”.
  5. Geef in uw aanmaningsbrief de consequenties van niet betalen aan. Bijvoorbeeld; “Als wij uw betaling niet voor datum X hebben ontvangen, zullen wij zonder verdere kennisgeving deze vordering uit handen geven aan onze gerechtsdeurwaarder”.
  6. U mag wettelijk gezien geen administratiekosten in rekening brengen bij particuliere schuldenaren als uw factuur niet op tijd wordt betaald.
  7. U mag wel administratiekosten in rekening brengen bij zakelijke klanten als dat voorafgaand aan de verkoop is overeengekomen conform de algemene voorwaarden en deze algemene voorwaarden zijn ondertekend, samen met de offerte/prijsopgave. Is er niet getekend voor akkoord op de algemene voorwaarden? Dan mogen er geen administratiekosten in rekening worden gebracht. Het ter hand stellen van algemene voorwaarden volstaat namelijk niet.
  8. Telefonisch contact opnemen met uw schuldenaar is een goede manier om te achterhalen hoe het komt dat er niet betaald wordt. Telefonische toezeggingen, ook al neemt u de gesprekken op, zijn niet bindend. U dient uw schuldenaar echt per e-mail en per post een aanmaning te sturen.
  9. Denk aan de verjaringstermijn van uw vordering. Bent u vergeten uw schuldenaar een aanmaning te sturen en staat er toch nog een bedrag open? Vorderingen op particulieren verjaren over het algemeen twee jaar na de factuurdatum. Zakelijke vorderingen verjaren in de regel pas na 5 jaar. Binnen deze termijnen moet u uw schuldenaar aanmanen en in gebreke stellen, anders verjaart uw vordering.
  10. U hoeft slechts één aanmaning te sturen naar uw niet betalende klant. Het is niet nodig om meerdere aanmaningen te versturen. Wordt er niet betaald na het versturen van uw aanmaningsbrief? Geef de vordering dan uit handen aan een gerechtsdeurwaarderskantoor. De Voordeligste Deurwaarder neemt uw onbetwiste vordering gratis in behandeling en werkt op NO CURE NO PAY BASIS.

Heeft u nog vragen over een aanmaning, het versturen van een aanmaningsbrief of wilt u overleggen met gerechtsdeurwaarder Jurgen Zuurman omdat uw situatie afwijkt van hetgeen hierboven is beschreven? Neem dan contact met hem op via telefoonnummer 073-203 22 22 of via de e-mail info@devoordeligstedeurwaarder.nl.

Gerelateerde artikelen

Meest gestelde vragen

  • Hoe ziet een incassoprocedure eruit?
  • Kan ik jullie inschakelen op basis van no cure no pay?
  • Wanneer kan ik een deurwaarder inschakelen?
  • Wat doet een deurwaarder?
  • Wat is een (on)betwiste vordering?
  • Wat zijn de kosten van een deurwaarder?
  • Welke bevoegdheden heeft een deurwaarder?
Lees meer FAQ's
Wij scoren gemiddeld een 9,5 op basis van 26 recensies