Dagelijks tussen 8 en 20 uur
073 203 22 22
073 203 22 22
Wanbetalers, iedereen heeft er last van! U bent echt niet de enige die last heeft van wanbetaling of wanbetalers. Het zijn niet alleen particulieren of bedrijven die te laat betalen. Zelfs de overheid en gemeentelijke instanties betalen soms hun facturen (structureel) te laat en maken zich daardoor schuldig aan wanbetaling.
Hoe pakt u nu een wanbetaler aan, zonder dat de zakelijke relatie verstoort raakt? Een telefoontje naar uw wanbetaler kan helpen, maar is juridisch gezien geen bewijs en kan niet aangevoerd worden tijdens een gerechtelijke procedure als wanbetaling aanblijft. Dat komt omdat het gesprek niet mag worden opgenomen zonder expliciete toestemming van de wanbetaler. Die zal niet meewerken aan zijn eigen veroordeling en daarom vermoedelijk niet instemmen met opname van het telefoongesprek. Wat is dan wel effectief en efficiënt om uw wanbetaler te laten betalen?
Het is noodzakelijk om uw wanbetaler een heldere e-mail te sturen met een herinnering, aanmaning of ingebrekestellingsbrief omtrent uw openstaande factuur, geldlening of vordering. Voor de volledigheid kunt u uw herinneringsbrief, aanmaning of ingebrekestellingsbrief ook per (aangetekende) post naar uw wanbetaler sturen. Dan heeft u er alles aan gedaan om de wanbetaler de gelegenheid te geven om alsnog zonder incassokosten uw factuur te betalen. Voorbeelden van een herinneringsbrief, aanmaning of ingebrekestellingsbrief kunt u hier downloaden:
Er is een groot verschil qua procedure als uw wanbetaler een particulier betreft of een bedrijf is. Particulieren worden namelijk beschermd door de wet. Incassobureaus en gerechtsdeurwaarderskantoren mogen de incassoprocedure pas opstarten nadat uw wanbetaler (als deze een particulier betreft) de zogenaamde “14 dagen brief” heeft ontvangen. Als uw wanbetaler uw vordering twee weken na ontvangst van deze “14 dagen brief” (ook wel ingebrekestellingsbrief genoemd) nog steeds niet heeft betaald, is er officieel sprake van wanbetaling en is uw openstaande vordering rijp voor de incassoprocedure.
In tegenstelling tot wat veel bedrijven en ondernemers denken is een factuurtermijn, bijvoorbeeld betaling binnen 14 of 30 dagen niet bepalend voor overschrijding van de betaaltermijn en deze datum kan daardoor niet worden gezien als fatale termijn.
Na het verstrijken van de eerste betaaltermijn dient er minimaal één aanmaningsbrief of aanmaning per e-mail te worden verstuurd naar uw wanbetaler. Als betaling na deze fatale termijn (de uiterste betaaldatum die wordt aangegeven in uw aanmaningsbrief) uit blijft, dan is er officieel sprake van wanbetaling en mogen incassobureaus of gerechtsdeurwaarderskantoren de incassoprocedure opstarten.
U dient de zakelijke wanbetaler wel expliciet op deze fatale termijn te hebben gewezen in uw aanmaningsbrief of aanmaning per e-mail. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat u betaling van de openstaande facturen vóór datum X op uw bankrekening wilt hebben ontvangen en dat bij uitblijven van betaling u de vordering uit handen gaat geven.
Via WhatsApp kunt u heel eenvoudig in contact komen en blijven met uw wanbetaler als er sprake is van wanbetaling. Via WhatsApp kan snel een toezegging worden gedaan dat de factuur klaar staat voor betaling, binnenkort wordt overgemaakt of zelfs al overgemaakt is. Een toezegging via WhatsApp houdt ook erkenning van uw vordering in en geeft aan dat er geen klachten waren over de levering van uw product of dienst. Feit blijft echter, al heeft u tien WhatsAppjes waarin betaling wordt toegezegd, dan nog is dit niet voldoende om de incassoprocedure door een gerechtsdeurwaarder op te laten starten en om uw wanbetaler aan te pakken.
Als de wanbetaling aanhoudt ondanks de vele toezeggingen door uw wanbetaler, heeft een gerechtsdeurwaarder toch e-mails of verstuurde brieven nodig waarin de wanbetaler is aangeschreven en de kans heeft gekregen om te betalen. Simpel gezegd, een deurwaarder heeft een schriftelijke factuur, herinnering en aanmaning/ ingebrekestellingsbrief nodig om een incassoprocedure op te kunnen starten. Uw wanbetaler aanschrijven via WhatsApp lijkt gemakkelijk en snel, maar dit is helaas niet voldoende voor het opstarten van de incassoprocedure door een gerechtsdeurwaarder.
Gerechtsdeurwaarders kunnen niets voor u doen als er sprake is van wanbetaling en u alleen een e-mailadres heeft of telefoonnummer. Heeft u bijvoorbeeld geld aan iemand uitgeleend na een oproep op Facebook, (wat regelmatig voorkomt) en dit contant of via de bank overgemaakt, maar u bent niet in het bezit van andere persoonsgegevens, kan de gerechtsdeurwaarder niet veel voor u doen. U heeft een woonadres, geboortedatum of kopie identiteitsbewijs nodig om uw wanbetaler door de gerechtsdeurwaarder te kunnen vinden en aanschrijven. Gerechtsdeurwaarders kunnen namelijk niet alleen maar per e-mail sommeren.
Vakmensen zoals loodgieters, hoveniers, elektriciens, gootsteen ontstoppers, schilders, behangers, klusjesmannen, automonteurs en bijvoorbeeld slotenmakers die altijd klaar staan om hun klanten te helpen, doen er verstandig aan bij oplevering van hun werk de klant een “opdracht bon” van de verrichte werkzaamheden te laten ondertekenen. Zo voorkomt u een langdurig incassotraject indien er achteraf sprake blijkt te zijn van wanbetaling. De ondertekende “opdracht bon” is het bewijs dat er werkzaamheden zijn verricht en welke werkzaamheden zijn verricht. Als er binnen 14 dagen geen klachten zijn binnengekomen over de uitgevoerde werkzaamheden, mag worden aangenomen dat deze naar tevredenheid zijn uitgevoerd.
Soms worden bepaalde werkzaamheden door uw klant ontkent. Ontkenning van de verrichte werkzaamheden bij een getekende “opdracht bon” zal dan falen als de gerechtsdeurwaarder met uw onbetaalde factuur aan de slag gaat. Een getekende en gespecificeerde “opdracht bon” beschermt de vakman tegen de wanbetaler. Hij kan zo aantonen welke werkzaamheden er (wanneer) zijn verricht en dat de wanbetaler ruimschoots de tijd heeft gekregen om eventuele gebreken of ontevredenheid over de uitgevoerde werkzaamheden kenbaar te maken. Zo voorkomt de vakman dat zijn vordering oninbaar wordt.
Wanbetalers kunnen ongetwijfeld het bloed onder uw nagels vandaan halen. Laat u niet meeslepen door hun emoties, zielige verhalen of argumenten als betaling uit blijft. Door de stappen als hierboven beschreven te zetten, maakt dit uw (onderhandelings)positie sterker. Vanzelfsprekend kent u de “borrelpraat”; Ik ben bij mijn wanbetaler langs geweest en een dag later stond het geld ineens wél op mijn rekening. Dit soort verhalen worden vaak aangedikt en leveren u meestal niets op. Als u er voor kiest om uw wanbetaler thuis op te zoeken, loopt dat meestal niet goed af. Het kan ontaarden in ruzie of zelfs een gevecht. Dan zal de wanbetaler altijd tijdens een gerechtelijke procedure roepen dat hij/zij zich bedreigd en geïntimideerd voelde. De zakelijke relatie is dan eveneens verstoord en dat is juist hetgeen u niet wilde dat ging gebeuren.
Ik adviseer u dan ook met klem om al uw gemaakte afspraken goed (per e-mail) vast te leggen. Zorg er voor dat er altijd (minimaal per e-mail en niet telefonisch) akkoord wordt gegeven voor de aan te vangen werkzaamheden. Tot slot doet u er verstandig aan om na de uitgevoerde werkzaamheden uw klant te laten tekenen voor de ontvangen producten of uitgevoerde werkzaamheden. Zo heeft u een correct en volledig dossier om over te dragen aan de gerechtsdeurwaarder indien de wanbetaling aan houdt. De gerechtsdeurwaarder zal dan op een zakelijke en kordate manier uw wanbetaler aanspreken op zijn wanbetaling.
Bel ons gerust, of stuur een e-mail als u over wanbetaling nog vragen heeft.
