Dagelijks tussen 8 en 20 uur
073 203 22 22
073 203 22 22
Als ondernemer wil je natuurlijk dat je klant jouw factuur voor de geleverde producten of diensten tijdig betaalt. Maar soms kan het gebeuren dat een klant je factuur niet op tijd voldoet en in gebreke blijft. Gelukkig is er een doeltreffende manier om je klant officieel aan te sporen om alsnog te betalen: sommatie. Met een sommatie geef je je klant een laatste kans om de openstaande factuur te voldoen. In dit artikel lees je alles wat jij als ondernemer over sommatie moet weten.
Een sommatie is een mededeling waarmee je eist dat je klant zijn of haar financiële verplichting nakomt. Het wordt vaak gebruikt wanneer een betaling uitblijft, bijvoorbeeld wanneer je klant jouw factuur niet betaalt. Met een sommatie verzoek je je klant vriendelijk doch dringend om de financiële afspraak of overeenkomst tussen jullie na te leven. Het doel is om hem of haar een laatste kans te geven om te betalen en zo verdere juridische stappen te voorkomen. Je laat je klant dus weten dat je verwacht dat je factuur alsnog wordt betaald en dat er juridische gevolgen kunnen zijn als dit niet gebeurt. Een sommatie kun je schriftelijk of mondeling doen, maar een schriftelijke sommatie heeft meer overtuigingskracht.
Sommatie is een krachtige manier om iemand aan te manen en aan te sporen om snel te betalen. Het meest effectief is om een gerechtsdeurwaarder in te schakelen voor je sommatie per deurwaardersexploot ook wel sommatie-exploot genoemd.
De gerechtsdeurwaarder bezoekt jouw klant dan persoonlijk om je sommatiebrief te overhandigen en geeft hem of haar een officiële aanzegging om te betalen. Dit maakt vaak indruk, waardoor de kans groot is dat je klant de openstaande factuur alsnog betaalt of een betalingsregeling treft. Naar aanleiding van het bezoek maakt de gerechtsdeurwaarder een officieel document op: het sommatie-exploot. Met deze authentieke akte van de gerechtsdeurwaarder kun je officieel aantonen dat je jouw klant hebt aangemaand tot betaling. Als je kiest voor een sommatie-exploot, weet je zeker dat je er alles aan hebt gedaan om je factuur betaald te krijgen buiten de rechter om. Is het vervolgens toch nodig om de zaak aan de rechter voor te leggen, dan heeft het sommatie-exploot een sterke bewijsfunctie.
Je klant in gebreke stellen oftewel sommeren houdt in dat je je klant officieel laat weten dat hij of zij niet op tijd aan de betalingsverplichting heeft voldaan. Op een factuur staat meestal vermeld binnen hoeveel dagen er betaald moet worden. Als er geen betalingstermijn wordt vermeld, moet de betaling volgens de wet binnen dertig dagen plaatsvinden. Heeft je klant niet binnen de termijn betaald, dan is hij of zij in gebreke gebleven. Je volgt dus de juiste procedure als je je klant officieel in gebreke stelt en hem of haar laat weten dat dit de laatste kans is om de factuur te betalen. Zo’n sommatie of ingebrekestelling is noodzakelijk voordat je een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelt, of een juridische procedure bij de rechter start. Betaalt je klant na de ingebrekestelling nog steeds niet, dan is hij of zij in verzuim. Dit betekent dat de betaling officieel te laat is. Vanaf dat moment heb je recht op wettelijke rente en incassokosten.
Sommatiekosten en incassokosten betekenen hetzelfde. Betaalt je klant na de sommatie niet binnen de definitieve deadline die je in je sommatiebrief hebt gesteld? Dan is de fatale termijn verstreken en mag je incassokosten én wettelijke rente bij je klant in rekening brengen. Incassokosten zijn een vergoeding voor de inspanningen en kosten bij het incasseren van het openstaande bedrag. Het maximale bedrag aan incassokosten is wettelijk vastgesteld en is afhankelijk van de hoogte van het openstaande bedrag. Voor de eerste 2.500 euro van de factuur zijn de maximale incassokosten 15%. Voor het bedrag tussen 2.500 en 5.000 euro zijn de kosten 10%. Over het bedrag tussen 5.000 euro en het volgende bedrag geldt een percentage van 5%. Voor incassokosten geldt altijd een minimumbedrag van 40 euro. Als je klant in verzuim is, kun je dit bedrag dus in ieder geval in rekening brengen. Zelfs wanneer de incassokosten hierdoor hoger uitvallen dan de maximale 15% van het openstaande bedrag. Wettelijke rente is een rentepercentage dat in de wet is vastgesteld en dat je in rekening mag brengen als vergoeding voor te late betalingen. Het wordt berekend op basis van het openstaande bedrag en de duur van het verzuim.
Een goede sommatiebrief is formeel, duidelijk en professioneel. Vermeld in je brief dat het een sommatie betreft en dat je een betaling eist. Specificeer het bedrag, de vervaldatum(s) en de termijn waarbinnen de betaling alsnog moet worden gedaan. Geef ook details over de oorspronkelijke financiële afspraak, zoals factuurnummers, leveringsdata of geleverde diensten. Het verschil tussen een sommatiebrief voor een particuliere klant en een zakelijke klant is dat er andere wettelijke regels gelden. Particulieren worden meer beschermd door de wet. Controleer daarom of je klant een zakelijke of een particuliere klant is. Is je klant een particulier, dan dien je hem of haar een laatste kans te geven om binnen de wettelijke termijn van vijftien dagen zonder extra kosten te betalen. Voor en tijdens deze periode mag je geen incassokosten, rente of administratiekosten in rekening brengen. De termijn van vijftien dagen gaat in op de dag van ontvangst van de brief door de particuliere klant. Eindigt de termijn op een zaterdag, zondag of algemeen erkende feestdag, dan dien je de termijn te verlengen met één of enkele dagen. Je dient je strikt aan deze regels te houden, want alleen dan handel je rechtmatig. Is je klant echter een zakelijke klant, dan mag je een kortere termijn hanteren. Bijvoorbeeld vijf dagen vanaf de ontvangst van de sommatiebrief. Als je algemene leveringsvoorwaarden hebt waarin rente bij niet-betaling wordt vermeld, verwijs dan naar deze voorwaarden in je sommatiebrief. Het is belangrijk dat je klant deze voorwaarden heeft erkend en geaccepteerd; je hoeft je dan niet aan de regels voor particulieren te houden. Betaalt je particuliere of zakelijke klant ondanks de sommatiebrief nog steeds niet, overweeg dan een juridische procedure. Probeer te achterhalen of er verhaalsmogelijkheden zijn bij jouw klant, want van een kale kip kun je niet plukken. Een gerechtsdeurwaarder kan je hierbij helpen. Blijft betaling onverhoopt toch uit? Dan kun je altijd nog naar de rechter toe stappen. Als je een goede sommatiebrief, of nog beter, een sommatie-exploot kunt overleggen, kun je de rechter aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om buiten de rechter om betaling op te eisen. Daarmee sta je juridisch gezien erg sterk!
