Oninbare vorderingen: wat zijn het en wat kun je eraan doen?

Bij de term ‘oninbare vordering’ denk je misschien aan een factuur die nooit meer betaald gaat worden. Toch is dat niet helemaal waar. Een factuur die maar niet betaald wordt en daardoor oninbaar lijkt, kan na enkele maanden of jaren toch nog inbaar worden. In deze tekst vind je antwoord op alle vragen over zo’n oninbare vordering. Vervolgens krijg je elf tips om een oninbare vordering te voorkomen.   

Wat is een oninbare vordering?

Een oninbare vordering is een vordering die op dit moment niet betaald gaat worden. Het is een nog niet betaalde factuur van de levering van een product of dienst. Er kunnen verschillende redenen zijn voor het niet betalen van de factuur. Je klant kan bijvoorbeeld financiële problemen hebben of er kan onenigheid zijn over het geleverde product of de geleverde dienst. Dit betekent echter niet dat de vordering voor altijd oninbaar blijft! Een gerechtsdeurwaarder kan vaak alsnog een vordering incasseren. Zelfs wanneer de vordering meer dan een jaar oud is. De vordering gaat dan van oninbaar naar inbaar. Het verschil tussen wat de Belastingdienst oninbaar vindt en wat een gerechtsdeurwaarder als oninbaar beschouwt, is groot. Een gerechtsdeurwaarder kan namelijk wel vijf jaar of langer bezig zijn met het incasseren van een vordering. De Belastingdienst beschouwt een vordering daarentegen al na één jaar als oninbaar.

Hoe kan ik bij een oninbare vordering de btw terugvragen?

Je kunt de btw die je al hebt moeten afdragen weer terugkrijgen van de Belastingdienst. De Belastingdienst hanteert als regel dat een vordering minimaal een jaar oud moet zijn na de uiterste betaaldatum. Hanteer je een factuurstelsel waarbij je facturen inclusief btw verstuurt? Dan draag je vlak nadat je gefactureerd hebt de btw af aan de Belastingdienst. Betaalt de klant niet, dan kun je de reeds afgedragen btw later dus terugvragen. Wel verwacht de Belastingdienst van ondernemers dat ze inspanningen verrichten om oninbare vorderingen alsnog te incasseren. Het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder kan hieraan bijdragen. Bovendien kun je hiermee aantonen dat je alles hebt gedaan om de vordering te incasseren.

Hoe verwerk ik als ondernemer een oninbare vordering?

Als ondernemer is het belangrijk dat je een goede facturatieprocedure hebt. Leg ook de afspraken die je met je klant maakt vast in een overeenkomst. Dit voorkomt onduidelijkheden en discussies achteraf. Zorg ervoor dat je volgens de overeenkomst levert. Als er geen reclamaties of klachten zijn, kun je factureren. Bij onenigheid over het geleverde product of de geleverde dienst kan overleg plaatsvinden. Als het nodig is, kan een betalingsregeling worden afgesproken. Dit kan helpen om tot een oplossing te komen zonder dat er verdere stappen nodig zijn. Blijft de factuur, ook na het nemen van verdere stappen, onbetaald? Dan is een gerechtelijke procedure nodig. Word je door de rechter in het gelijk gesteld, dan mag een gerechtsdeurwaarder betaling bij de klant afdwingen. Dit kan bijvoorbeeld door beslag te leggen op waardevolle spullen, de bankrekening of inkomsten van de klant. Vaak kan een gerechtsdeurwaarder de vordering op die manier binnen een aantal jaren incasseren.

Wanneer is een oninbare vordering daadwerkelijk oninbaar?

Een oninbare vordering is pas echt oninbaar als vaststaat dat deze nooit meer betaald gaat worden. Dit kan bijvoorbeeld als de klant overlijdt, failliet gaat of permanent naar het buitenland vertrekt. De meeste andere vorderingen worden uiteindelijk wel geïnd. Let er wel op dat als je al btw hebt teruggevraagd, je deze btw alsnog moet betalen wanneer je later toch het geld ontvangt. Als veel van je klanten niet betalen en je dus veel oninbare vorderingen hebt, kan dit problemen opleveren voor je bedrijf. De Belastingdienst kan dan bijvoorbeeld denken dat je fraudeert. Ook daarom is het belangrijk om maatregelen te nemen om dit te voorkomen.

11 Tips om een oninbare vordering te voorkomen

Het is belangrijk om van tevoren duidelijke afspraken te maken over wat er precies geleverd wordt, de kwaliteit en wanneer je klant betaalt. Hieronder staan elf tips om te voorkomen dat je met oninbare vorderingen te maken krijgt. Door deze tips op te volgen, kun je ervoor zorgen dat je facturen op tijd betaald worden.

1. Vraag om volledige vooruitbetaling; Bij volledige vooruitbetaling loop je geen enkel risico dat de vordering niet te incasseren is. Bij internationale klanten is een vooruitbetaling vragen zelfs noodzakelijk. Het incasseren van facturen in het buitenland kan namelijk ingewikkeld zijn en is vaak zelfs onmogelijk.
2. Vraag om een aanbetaling; Niet elke dienstverlening is geschikt voor volledige vooruitbetaling. Vraag in zo’n geval om een aanbetaling.
3. Laat je klant pinnen zodra je hebt geleverd; Als je niet wilt of kunt werken met volledige vooruitbetaling, laat je klant dan pinnen zodra je je product of dienst hebt geleverd. Dit kan bijvoorbeeld op een mobiel pinapparaat.
4. Laat je klant een bankgarantie stellen; Gaat het om grote bedragen, dan is het verstandig om de klant een bankgarantie te laten stellen. Hierbij stort de bank de kosten van de door jou te leveren goederen of diensten in een depot. Als de klant na het leveren niet kan betalen, kun jij als ondernemer zijn of haar bank verzoeken om de bankgarantie naar je over te maken.
5. Verzeker je tegen oninbare vorderingen; Als je de klant niet goed kent, kun je in sommige gevallen de facturatie laten verzekeren om te voorkomen dat de vordering oninbaar wordt.
6. Factureer direct na de geleverde dienst; Stuur je de factuur de dag na je levering, dan weet je zeker dat de klant je nog niet vergeten is.
7. Zorg voor een accurate facturatie-tracking; Zorg dat je factuur, als dat nodig is, wordt opgevolgd met een correcte herinnering, aanmaning en ingebrekestelling. Daarin geef je aan dat je verdere stappen zult nemen als er niet betaald wordt.
8. Bel of e-mail je klant; Vraag of hij of zij blij is met het product of de dienst, of er nog vragen zijn en of je nog ergens mee kunt helpen. Daarna kun je meteen informeren waarom de factuur nog niet is betaald. Bied als dat nodig is een betalingsregeling aan. Leg de afspraken die je hieromtrent met je klant maakt altijd vast. Bevestig vervolgens de afspraken per e-mail aan je klant.
9. Stel je klant in gebreke; Geef je klant een termijn waarbinnen hij of zij moet betalen. Stel je klant in gebreke als hij of zij niet betaalt. Dit leidt automatisch tot verzuim. Dat betekent dat de klant kan worden aangesproken op zijn of haar financiële verantwoordelijkheid. De klant is dan wettelijk verplicht om de gemaakte incassokosten te betalen. Blijft betaling na de ingebrekestelling nog steeds uit? Volg dan tip nummer 10 op.
10. Schakel een specialist in; Als je klant niet betaalt, kunt je de vordering uit handen geven aan een professionele partij, zoals een gerechtsdeurwaarder. Als je de klant nog niet in gebreke hebt gesteld, kan de gerechtsdeurwaarder dat voor je doen. Zo begrijpt je klant wat de gevolgen zijn als hij of zij niet betaalt.
11. Ga procederen; Je kunt een gerechtelijke procedure soms voorkomen door in gesprek te blijven met je klant. Probeer altijd eerst samen tot een oplossing te komen. Als alle eerdere tips niet werken, kun je een rechtszaak beginnen. Zorg altijd dat je alle benodigde documenten en bewijzen hebt voordat je gaat procederen. Dit zijn bijvoorbeeld facturen, contracten en e-mails die laten zien dat er een geldige vordering is. Het hebben van sterke bewijzen kan de rechter overtuigen om in jouw voordeel te beslissen. Met het vonnis van de rechter kan een gerechtsdeurwaarder vervolgens twintig jaar lang betaling proberen af te dwingen bij jouw klant. Het vonnis geeft jou dus de tijd om van je oninbare vordering alsnog een inbare vordering te laten maken.