Dagelijks tussen 8 en 20 uur
073 203 22 22
073 203 22 22
Als ondernemer wil je natuurlijk niet eindeloos achter je klanten aanrennen om je facturen betaald te krijgen. Je hebt immers belangrijkere zaken te doen. Maar hoe kun je ervoor zorgen dat je klanten je facturen snel betalen? In dit artikel lees je 25 waardevolle tips die je daarbij kunnen helpen. Met deze tips hoef je nooit meer lang te wachten op de betalingen van je klanten, zodat jij je kunt richten op wat écht belangrijk is: het succes van je bedrijf.
Door direct na de levering van je product of dienst de factuur te versturen, kun je ervoor zorgen dat je klant de factuur sneller betaalt. Je dient je factuur dus zo snel mogelijk op te stellen en te verzenden, bij voorkeur dezelfde dag nog of de dag erna. Veel ondernemers maken de fout om te lang te wachten met het versturen van de factuur. Factureer je direct, dan zit het geleverde product of de geleverde dienst nog fris in het geheugen van je klant. Zo zal de betaling sneller plaatsvinden en verbeter je je cashflow.
Je factuur wordt sneller betaald als je de betalingstermijn duidelijk op je factuur vermeldt. Door specifiek aan te geven wanneer de betaling moet zijn verricht, help je je klant om op tijd te betalen. Noteer dus een duidelijke verwachting op je factuur, zoals ‘per direct’, ‘binnen drie dagen’ of ‘binnen tien dagen’. Als je deze informatie niet vermeldt, weet je klant niet wanneer de betaling uiterlijk moet plaatsvinden. Sommige klanten betalen direct, terwijl andere klanten -vaak bedrijven- pas veel later betalen. Door de betalingstermijn expliciet te vermelden, vergroot je de kans dat je klant de factuur binnen de gewenste termijn voldoet.
Een overzichtelijke, duidelijke en correcte factuur werkt in jouw voordeel. Door een heldere productomschrijving of beschrijving van de dienst te geven, voorkom je verwarring en maak je de factuur betaalbaar. Als je factuur onduidelijk of incorrect is, is de kans groot dat je klant niet zal betalen. Een veelvoorkomende fout is een onjuiste of cryptische omschrijving van het product of de dienst. Als je klant niet begrijpt waar de factuur betrekking op heeft en wat er precies is afgenomen, kan hij of zij de indruk krijgen dat het een spookfactuur is. Zorg er dus voor dat je facturen professioneel en transparant zijn. Je klant heeft dan geen twijfels, waardoor de betaling vlot kan plaatsvinden.
Je kunt je factuur het beste per e-mail naar je klant sturen. Het komt namelijk weleens voor dat facturen zoekraken bij de post. Omdat vrijwel iedereen tegenwoordig over een e-mailadres beschikt, is het mailen van je factuur de meest geschikte optie. Wil je liever niet met een digitale factuur werken, dan kun je de factuur printen en deze direct na de levering van je product of dienst aan je klant overhandigen. Het versturen van digitale facturen is volledig rechtsgeldig. Het ouderwets versturen per post is daardoor niet meer noodzakelijk. Door digitaal te factureren, kies je voor snelheid en gemak.
Het is belangrijk om je openstaande facturen nauwlettend te monitoren. Als je geen actie onderneemt wanneer er facturen openstaan, is de kans klein dat je klant alsnog betaalt. Het kan zijn dat je klant de factuur over het hoofd heeft gezien, of dat hij of zij vergeten is te betalen. Soms is een vriendelijke e-mail nodig om je klant aan de betaling te herinneren. Door tijdig en gericht actie te ondernemen, vergroot je de kans dat je klant alsnog betaalt en voorkom je onnodige vertragingen in de betaling.
Door helder te communiceren met je klant, kun je het betalingsproces versnellen. Spreek de taal van je klant en geef duidelijk aan wat je verwacht met betrekking tot de betaling. Zorg er ook voor dat je de juiste persoon aanspreekt, die verantwoordelijk is voor de betaling. De informatie en omschrijving op je factuur dienen helder en begrijpelijk te zijn, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
Spreek van tevoren betalingsvoorwaarden af met je klant en communiceer hier duidelijk over. Als jouw klant bijvoorbeeld gewend is om pas na dertig dagen te betalen, terwijl jij de betaling binnen vijf of tien dagen verwacht, dan komen jullie verwachtingen niet overeen. Communiceer daarom vooraf wat je verwacht met betrekking tot de betaling van de factuur. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je klant direct na jouw levering of werkzaamheden per pin of via iDeal betaalt. Zo maak je heldere betalingsafspraken en kun je onenigheid voorkomen.
Als je merkt dat de betalingstermijn van een factuur is verstreken, stuur dan direct een herinnering. Houd de betalingstermijn dus goed in de gaten. Je hoeft niet meteen een formele herinnering te sturen; je kunt je klant ook gewoon even bellen om te vragen of hij of zij de factuur heeft ontvangen. Een andere optie is het automatisch sturen van een e-mail als de factuur op de uiterste betaaldatum nog niet is betaald. Communiceer altijd op een vriendelijke en beleefde manier, maar wees assertief genoeg om actie te ondernemen als je klant niet tijdig betaalt.
Onderneem actie als er sprake is van wisselende betalingstermijnen bij je klant, waarbij deze soms wel en soms niet op tijd betaalt. Het herhaaldelijk sturen van herinneringen en aanmaningen kost energie. Neem in plaats daarvan gewoon even contact op met de contactpersoon. Bespreek wat je hebt geconstateerd en vraag naar de oorzaak. Is de boekhouder bijvoorbeeld slechts op bepaalde dagen aanwezig? Of worden er alleen aan het einde van de maand betalingen verwerkt? Probeer de rode draad te ontdekken en toon begrip. Geef aan dat je het vervelend vindt dat er soms te laat wordt betaald en vraag of jullie samen afspraken kunnen maken om dit te voorkomen. Neem een open houding aan en zoek samen met je klant naar oplossingen.
Een effectieve manier om je factuur sneller betaald te krijgen, is een korting geven als je klant snel betaalt. Je kunt daarbij aangeven dat je minder inspanningen hoeft te verrichten als je de factuur snel incasseert. Dit voordeel bereken je door aan je klant, waardoor deze minder hoeft te betalen. Mensen zijn gevoelig voor dergelijke kortingen en maken hier graag gebruik van. Door deze strategie toe te passen, creëer je een win-winsituatie: jouw factuur wordt sneller betaald en de klant profiteert van de korting.
Factoring is het uitbesteden van je volledige facturatietraject aan een factoringbedrijf. Met factoring hoef je zelf niet achter achterstallige betalingen aan te gaan. Daardoor kun je je concentreren op je kernactiviteiten, zonder zorgen om je debiteurenbeheer. Hoewel er kosten zijn verbonden aan factoring, kan het ook financiële voordelen opleveren en bijdragen aan je financiële stabiliteit. Als je klant niet betaalt vanwege ontevredenheid over je product of dienst, neemt het factoringbedrijf contact met je op. Je kunt dan samen met je klant naar een oplossing zoeken.
Het kan verstandig zijn om een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen wanneer herinneringen en aanmaningen niet tot betaling hebben geleid. Een gerechtsdeurwaarder is een professionele dienstverlener die over de nodige expertise beschikt. Hij of zij kan je helpen om achterstallige betalingen op een serieuze manier te innen. Hoewel hier kosten aan verbonden zijn, brengt het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder voordelen met zich mee, zoals gemoedsrust en een grotere kans op betaling. Door het incassoproces aan een gerechtsdeurwaarder of incassobureau over te laten, kun jij je als ondernemer richten op je eigen bedrijfsactiviteiten.
Het uitvoeren van een grondige controle van potentiële nieuwe klanten kan je helpen om risico’s te beperken en betalingsproblemen te voorkomen. Probeer te achterhalen wie je klant is voordat je krediet verstrekt aan hem of haar. Controleer bijvoorbeeld de entiteit van je klant en het type bedrijf (nv, bv, eenmanszaak). Check ook of het bedrijf ingeschreven staat bij de KvK, of het ooit failliet is gegaan, of het een startende ondernemer betreft en of het een gevestigd trackrecord heeft. Zorg er dus voor dat je weet met wie je zakendoet.
Hoe eenvoudiger het is om te betalen, hoe sneller je klant betaalt. Het gemak van snel en eenvoudig betalen met slechts enkele klikken spreekt klanten aan. Plaats daarom een link in je factuur waarmee je klant online kan betalen, bijvoorbeeld via iDeal. Het meesturen van een acceptgiro die de klant moest invullen en per post moest terugsturen, was omslachtig en is sinds juni 2023 niet meer mogelijk. Door gebruik te maken van eigentijdse online betaalmethoden maak je het je klant gemakkelijk om direct te betalen.
Door je klant vooraf te laten betalen, weet je zeker dat je het factuurbedrag op tijd binnen hebt. Zo voorkom je dat je klant (te) laat of zelfs helemaal niet betaalt. Hoewel voorafbetaling niet in alle branches mogelijk is, kun je onderzoeken of dit een geschikte optie is voor jouw bedrijf. Het invoeren van een voorafbetaalbeleid biedt bovendien een extra voordeel: als je klant niet tevreden is, heb je de betaling al ontvangen en kun je samen met je klant tot een passende oplossing komen. Het invoeren van een vooraf-betaalbeleid kan een hoop gedoe voorkomen.
Een sterke relatie met je klant zorgt ervoor dat je klant het belangrijk vindt om jou tijdig te betalen. Bouw daarom een goede klantrelatie op en onderhoud deze. Zorg voor een prettig onderling contact en stem verwachtingen duidelijk af. Door regelmatig evaluatiemomenten in te plannen, kun je de tevredenheid van je klant peilen, feedback verzamelen en eventuele frustraties bespreken. Wees dus proactief in het onderhouden van de relatie met je klant.
Als je een herinnering stuurt, doe dit dan op een prettige en vriendelijke manier. Het kan namelijk gebeuren dat de factuur simpelweg aan de aandacht van je klant is ontsnapt of dat je klant is vergeten te betalen. Door een vriendelijke toon te hanteren, vergroot je de bereidheid van je klant om de openstaande factuur alsnog te voldoen. Toon dus begrip en benader je klant positief.
Je kunt overwegen om een verzekering af te sluiten voor je gehele facturatietraject. Daarmee bescherm je je bedrijf tegen wanbetaling, verlaag je je financiële risico en vergroot je de zekerheid van je cashflow. Let erop dat een kredietverzekering verschilt van factoring, waarbij het gehele facturatietraject wordt uitbesteed. Met een verzekering behoud je zelf de controle over het facturatieproces, terwijl je wordt beschermd tegen wanbetaling.
Stel je facturen altijd professioneel en zakelijk op. Als je factuur niet voldoet aan de wettelijke eisen, straal je geen professionaliteit uit. Zorg ervoor dat je factuur alle vereiste gegevens bevat, zoals je btw-nummer, KvK-nummer, het bedrag exclusief btw, de btw zelf en het bedrag inclusief btw. Een professionele factuur heeft een verzorgde uitstraling. Door je factuur concreet, duidelijk en zakelijk op te stellen, stimuleer je een snelle betaling.
Door een klacht op een snelle en correcte manier af te handelen, vergroot je de kans dat je klant alsnog betaalt. Ontevredenheid bij je klant kan namelijk leiden tot vertraagde of zelfs uitblijvende betaling van je factuur. Heeft je klant een klacht over je product of dienst, neem deze klacht dan altijd serieus en reageer adequaat. Beoordeel of je klant terecht een punt heeft en neem de nodige stappen om het probleem op te lossen. Ben je het niet eens met de klacht, overweeg dan bijvoorbeeld een nieuwe levering tegen betaling aan te bieden. Als je een inspanningsverplichting hebt in plaats van een resultaatverplichting, kan het nodig zijn om dit uit te leggen. Reageer altijd professioneel.
Vermeld op je factuur altijd het juiste btw-bedrag. Door hierin nauwkeurig te zijn, voorkom je misverstanden en is het voor je klant duidelijk welke btw van toepassing is. Dit draagt bij aan een snelle en correcte betaling van je factuur. Btw kan variëren tussen 9%, 21% of zelfs 0%, afhankelijk van de aard van het product of de dienst, of als de btw wordt verlegd. Fouten met betrekking tot de btw kunnen vragen oproepen en tot een vertraging in de betaling leiden. Zorg er daarom voor dat je goed controleert welk tarief op welk moment en voor welk product of welke dienst van toepassing is. Dit kan bijvoorbeeld door contact op te nemen met de Belastingdienst.
Het is verstandig om eigendomsvoorbehoud op te nemen in je algemene voorwaarden. Eigendomsvoorbehoud betekent dat jij als ondernemer eigenaar blijft van de goederen die je hebt geleverd, totdat je klant ze volledig heeft betaald. Het is een veelvoorkomend misverstand dat iemand eigenaar wordt van een product zodra de betaling is voldaan. In werkelijkheid is iemand eigenaar van een product wanneer het daadwerkelijk is geleverd, ongeacht of er al betaald is. Door eigendomsvoorbehoud op te nemen in je algemene voorwaarden, vergroot je de kans om onbetaalde goederen terug te krijgen als er financiële problemen ontstaan. Als je klant niet betaalt of als hij als ondernemer failliet gaat, heb je het recht om de goederen terug te vorderen. Zorg ervoor dat je het eigendomsvoorbehoud duidelijk vermeldt in je algemene voorwaarden.
Blijf in gesprek met je klant om een vinger aan de pols te houden. Aarzel niet om ook het gesprek aan te gaan wanneer er zich problemen lijken voor te doen. Onregelmatig betaalgedrag of het oprekken van de betaaltermijn kan een teken zijn van financiële problemen of een naderend faillissement. Als ondernemer dien je hierop in te spelen. Wees alert op signalen van mogelijke financiële moeilijkheden bij je klant en neem indien nodig passende maatregelen om je eigen financiële positie te beschermen.
Zorg ervoor dat je een goed bijgewerkte administratie hebt. Houd nauwkeurig bij welke facturen al zijn verstuurd én welke betalingen al zijn ontvangen. Een actuele administratie en een duidelijk overzicht zijn essentieel voor elke ondernemer. Het is erg frustrerend voor je klant als je herinneringen of aanmaningen stuurt, of contact opneemt over een factuur die al betaald is. Dit verspilt kostbare tijd en komt onprofessioneel over. Door je administratie actueel te houden, voorkom je onnodige verwarring en zorg je voor een efficiënt betalingsproces.
Vraag de vooruitbetaalde btw terug van de Belastingdienst wanneer je merkt dat een factuur niet meer betaald gaat worden. Die btw kun je terugvragen als je een jaar of langer bezig bent om een factuur betaald te krijgen. In eerste instantie draag je btw af over al je geleverde producten of diensten; zelfs als je klant jouw factuur nog niet heeft betaald. Soms betaal je dus btw vooruit zonder zeker te weten of je klant jouw factuur wel betaalt. Als het je uiteindelijk niet lukt om de factuur te incasseren, ondanks inspanningen en eventuele juridische stappen, kun je een creditfactuur opstellen. Hiermee kun je de reeds betaalde btw terugkrijgen van de Belastingdienst.
