Betalingsvoorwaarden hanteren als ondernemer: doen!

Betalingsvoorwaarden zijn de afspraken die jij als ondernemer met je klant maakt omtrent de betaling van je product of dienst. Ze zorgen voor duidelijkheid en eerlijkheid over hoe en wanneer je klant betaalt. In je betalingsvoorwaarden leg je niet alleen afspraken vast over de facturatie, betalingstermijn en wijze van betaling, maar ook wat er gebeurt als er betalingsproblemen ontstaan. Je dient je klant voorafgaand aan jullie zakelijke deal over je betalingsvoorwaarden te informeren. Zo weten jullie allebei precies waar jullie aan toe zijn.

Wat zijn betalingsvoorwaarden en welke voordelen hebben ze?

Het hebben van betalingsvoorwaarden is erg belangrijk voor jou als ondernemer. Ze scheppen duidelijkheid over de betalingsafspraken tussen jou en jouw klant en wat er gebeurt als die afspraken niet worden nagekomen. Met je betalingsvoorwaarden laat je zien dat je goed hebt nagedacht over de voorwaarden waaronder je levert. Soms worden betalingsvoorwaarden aangeduid met het woord betalingscondities of met de term algemene betalingsvoorwaarden. Betalingsvoorwaarden geven je een sterke positie wanneer betalingen niet op tijd binnenkomen. Als er een gerechtelijke procedure omtrent een betaling ontstaat, kun je bij de rechter aantonen dat je klant akkoord is gegaan met je voorwaarden door ervoor te tekenen. Je bewijst daarmee dat hij of zij dus had kunnen weten wanneer je de betaling precies verwachtte. Op die manier helpen betalingsvoorwaarden dus om bewijsproblemen te voorkomen. Ook kunnen ze cashflowproblemen helpen vermijden. Je weet immers wanneer je de betaling kunt verwachten.

Wat moet er in de betalingsvoorwaarden staan?

• Neem in je betalingsvoorwaarden op wanneer je jouw facturen verstuurt. Dit kan vooraf, halverwege, aan het eind of in alle drie de fasen van een project. Je kunt bijvoorbeeld je eerste factuur sturen wanneer je begint met je werkzaamheden.
• Zet in je betalingsvoorwaarden ook binnen welke termijn je klant de factuur moet betalen. Dit kan bijvoorbeeld binnen 10, 14, 30 of 90 dagen zijn.
• Leg vast in welke valuta je betaald wilt worden en op welke manier. Bijvoorbeeld met pin, bankoverschrijving, of zelfs in natura.
• Beschrijf ook wanneer je klant in verzuim of in gebreke is wat betreft de betaling en wat de gevolgen hiervan zijn.
• Kunnen de werkzaamheden worden opgeschort in bepaalde situaties? En wanneer mag dat niet gebeuren? Neem dit ook in je betalingsvoorwaarden op.
• Meestal staat in de betalingsvoorwaarden dat verrekening niet is toegestaan, maar soms kun je met je klant wat verrekenen. Dit dien je dan in je betalingsvoorwaarden te regelen.
• De betalingsvoorwaarden bepalen ook welk rentepercentage je berekent als je klant te laat betaalt. Dit kan, afhankelijk van wie je klant is, de wettelijke rente, contractuele rente of consumentenrente zijn.
• Zet in je betalingsvoorwaarden wanneer je klant incassokosten moet betalen als betaling uitblijft.

Hoe werken betalingsvoorwaarden?

Als je betalingsvoorwaarden gebruikt, dien je je klant hiervan op de hoogte te stellen voordat jullie zaken gaan doen. Je klant moet namelijk de gelegenheid krijgen om kennis te nemen van je voorwaarden. Wijs hem of haar er dus tijdig op. Zorg ook dat je klant je betalingsvoorwaarden gemakkelijk kan vinden op je website. Zo weet hij of zij precies welke afspraken er gelden en wat je verwacht. Dit schept duidelijkheid en zorgt voor een goede start van jullie zakelijke relatie. Je kunt je betalingsvoorwaarden vastleggen in een aparte overeenkomst of ze in je algemene (leverings)voorwaarden opnemen. In je algemene (leverings)voorwaarden kun je, naast je betalingsvoorwaarden, de andere zaken omtrent de levering van je product of dienst regelen. Zelfs als je een kleine ondernemer bent, is het verstandig om leveringsvoorwaarden te hebben waarin je betalingsvoorwaarden zijn opgenomen. Hierdoor weet je klant ook wat je verwacht omtrent eventuele andere vergoedingen, zoals lunch-, parkeer-, reis- en verblijfskosten. Het is niet de bedoeling om je betalingsvoorwaarden rechtstreeks op je factuur te vermelden. Geef op je factuur wel aan wanneer de betaling binnen moet zijn.

Wat zijn de wettelijke regels?

Je betalingsvoorwaarden moeten altijd aan de wettelijke voorschriften voldoen. Ze mogen namelijk niet onredelijk bezwarend zijn voor je klant. Je kunt dus niet alles wat je in je algemene voorwaarden zet, zomaar afdwingen. Zo mag je bij wanbetaling niet meer rente in rekening brengen dan wettelijk is toegestaan. De hoogte van deze maximale rente hangt af van of je zakendoet met een ander bedrijf, een particulier of een zzp’er. Contractsvrijheid heeft dus grenzen. Deze grenzen kun je vinden op de zwarte en de grijze lijst. Op de zwarte lijst vind je betalingsvoorwaarden die absoluut onredelijk zijn en die je dus niet mag hanteren. Doe je dat toch, dan kan de rechter ze ongeldig verklaren. Op de grijze lijst vind je betalingsvoorwaarden die twijfelachtig zijn en misschien onredelijk, maar niet duidelijk in strijd met de wet. De rechter zou ze als oneerlijk kunnen beoordelen als er een conflict over ontstaat tussen je klant en jou. Vermijd dus voorwaarden van de zwarte en de grijze lijst. Je betalingsvoorwaarden zorgen dan voor minder gedoe met je klanten, een gezonde cashflow, rust in je hoofd en ruimte om te ondernemen.