Dagelijks tussen 8 en 20 uur
073 203 22 22
073 203 22 22
Het sturen van een goede factuur is van cruciaal belang voor je bedrijfsvoering en je cashflow. Een fout op je factuur kan grote gevolgen hebben, zowel qua tijd als qua geld. Het voorkomen van fouten op je factuur is echter eenvoudiger dan je denkt. In dit artikel lees je de 25 meest gemaakte fouten en hoe je ze kunt vermijden. Zo optimaliseer je jouw facturatie, voorkom je administratieve rompslomp en zorg je voor tevreden klanten. Win-win!
Het komt regelmatig voor dat een ondernemer zijn of haar KvK-nummer vergeet te vermelden op de factuur. Als je geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel, ben je echter verplicht om je KvK-nummer op je factuur te vermelden. Hoewel je je als ondernemer altijd mag inschrijven bij de KvK, is dit in uitzonderlijke gevallen niet verplicht. Bijvoorbeeld als je een vrij beroep uitoefent. Heb je je niet ingeschreven bij de KvK omdat dit vanwege de aard van jouw beroep niet verplicht is, geef dit dan duidelijk aan. Je klant dient hier namelijk van op de hoogte te zijn. Zorg er daarom voor dat je deze uitzonderingsstatus op je factuur vermeldt.
Een andere veelvoorkomende fout is het vergeten te vermelden van het btw-nummer op de factuur. Je bent verplicht om je btw-nummer op de factuur te vermelden. Op die manier kunnen je klanten zien dat je de btw afdraagt en daarvoor een geldig btw-nummer hebt. Het kan zijn dat je geen btw-nummer hebt, omdat je bijvoorbeeld onder een uitzonderingsregeling van de Belastingdienst valt. Dit dien je expliciet op je factuur te vermelden. Je klanten weten dan dat er geen btw van toepassing is op de door jou geleverde goederen of diensten.
Het vermelden van een verkeerde klantnaam op je factuur is niet handig. Zorg er daarom altijd voor dat je de volledige en correcte klantnaam en bedrijfsomschrijving op de factuur vermeldt. Het vermelden van alleen een achternaam kan later, in een eventuele juridische procedure, problemen veroorzaken. Het is dan namelijk niet duidelijk met welke persoon of welk bedrijf met die achternaam je precies zaken hebt gedaan. Een juiste tenaamstelling is dus van groot belang om misverstanden te voorkomen.
Wat ook regelmatig voorkomt, is dat de gegevens op een factuur niet overeenkomen met de gegevens die bij de Kamer van Koophandel geregistreerd zijn. De gegevens op je factuur moeten altijd overeenkomen met de informatie die bekend is bij de KvK. Als jouw handelsnaam of merknaam op de factuur niet overeenkomt met de geregistreerde gegevens, lijkt het alsof je onderneming niet is ingeschreven bij de KvK en misschien zelfs niet bestaat. Dit kan leiden tot verwarring en kan je factuur laten lijken op een spookfactuur. De naam en gegevens waaronder jij handelt, dienen overeen te komen met de informatie die de KvK over jou heeft.
Een veelgemaakte fout op een factuur is het vermelden van verkeerde of incomplete adresgegevens. Zorg dat je de volledige adresgegevens van de klant correct op de factuur vermeldt. Het is niet voldoende om alleen een naam en e-mailadres te vermelden, omdat je dan niet goed kunt achterhalen met wie je precies zaken hebt gedaan. Het wordt in dat geval onmogelijk om juridische stappen te ondernemen als er niet betaald wordt. Een gerechtsdeurwaarder moet namelijk de woning of het bedrijfspand van je klant kunnen bezoeken. Zonder of met onjuiste adresgegevens is het vrijwel onmogelijk om bij de klant betaling af te dwingen of te bewerkstelligen.
Af en toe wordt er nog steeds alleen een bankrekeningnummer vermeld op een factuur, zonder het vereiste IBAN. IBAN staat voor International Bank Account Number. Sinds 2014 wordt IBAN standaard overal in Europa gebruikt. Als je alleen numerieke gegevens op je factuur zet en geen IBAN, dient je klant het IBAN zelf op te zoeken. Zonder het IBAN kan er immers niet worden betaald. De kans dat hij of zij daadwerkelijk zal betalen, is dan heel klein.
Hoewel een logo niet wettelijk verplicht is, kan het wel helpen om je bedrijf te onderscheiden en te identificeren in de markt. Een logo zorgt ervoor dat je bedrijf herkenbaar is. Voor zzp’ers is een logo minder belangrijk, maar voor een grotere organisatie is een logo van groot belang. Naast het feit dat een logo helpt om je te onderscheiden in de markt, kunnen klanten ook sneller zien dat je factuur geen spookfactuur is. Een logo draagt bij aan een professionele en overzichtelijke uitstraling van je factuur.
Op sommige facturen zijn bepaalde gegevens moeilijk leesbaar. Dit probleem doet zich met name voor bij geprinte facturen. De gegevens op de factuur, zoals het bankrekeningnummer, de adresgegevens en de omschrijving, moeten echter altijd goed leesbaar zijn. Gebruik daarom een goed leesbaar lettertype met een geschikte lettergrootte. Het mag je klant geen grote moeite kosten om de gegevens op de factuur te kunnen lezen. Als je zorgt voor een duidelijk en goed leesbaar ontwerp van je factuur, maak je het voor je klant makkelijker om met de benodigde informatie snel te betalen.
Een andere veelgemaakte factureringsfout is het ontbreken van de factuuromschrijving. Je bent verplicht om duidelijk aan te geven op welk product of welke dienst je factuur betrekking heeft. Zorg dus voor een nauwkeurige omschrijving hiervan. Gaat het om goederen, dan dien je in je factuuromschrijving de leverdatum, de aard, de hoeveelheid en de eenheidsprijs van de goederen te vermelden. Heb je een dienst geleverd, dan vermeld je de datum, de aard van het werk, de duur en je uurtarief. Je klant begrijpt dan precies waarvoor hij of zij moet betalen. Als er een geschil ontstaat, moet de rechter ook kunnen zien wat er precies op de factuur staat en waarvoor je klant moet betalen volgens jou.
Als je geen verzenddatum vermeldt, weet de klant niet wanneer je de factuur hebt verstuurd. Dit kan leiden tot onduidelijkheid over de uiterste betaaldatum. Bijvoorbeeld als er binnen veertien dagen na dagtekening betaald moet worden en er geen dagtekening vermeld staat. Zonder vermelding van de factuurdatum of verzenddatum is het voor je klant ook onduidelijk wanneer de factuur is verzonden en wanneer deze verjaart. In je eigen administratie dien je ook bij te houden wanneer je welke factuur hebt verstuurd, omdat dit de verjaringstermijn van je facturen bepaalt. Dit geldt met name als je je facturen per post verstuurt, waarbij er vertraging kan optreden bij de bezorging.
Het vermelden van een verkeerd factuurnummer, het ontbreken van een factuurnummer of het gebruik van een onlogische nummering is een eenvoudig te vermijden fout. Wanneer factuurnummers foutief zijn, ontbreken of niet doorlopend zijn, is het lastig om je administratie op orde te houden. Elke factuur dient een uniek factuurnummer te hebben waarnaar kan worden verwezen, zodat duidelijk is welke betaling bij welke factuur hoort. Dit nummer heb je niet alleen nog om betaalde facturen bij te houden, maar ook om openstaande facturen te monitoren. Je factuurnummers dienen op te lopen. Ze mogen een jaartal bevatten, wat handig kan zijn voor zowel de Belastingdienst als je boekhouder.
Probeer het vermelden van een incorrect btw-bedrag te voorkomen. Pas altijd het juiste btw-tarief toe, zodat je jezelf niet tekortdoet en je klant niet te veel btw betaalt. Het kan zijn dat de btw verlegd moet worden, of dat er vanwege een uitzonderingsregel van de Belastingdienst sprake is van een 0% btw-tarief. Door het juiste btw-bedrag toe te passen, voorkom je financiële missers of foutieve berekeningen. Zorg dat je op de hoogte bent van de geldende btw-regels en tarieven, zodat je het juiste btw-bedrag op je factuur vermeldt. Daarmee bevorder je een correcte en vlotte financiële afhandeling.
Als een factuur handmatig opgesteld wordt zonder gebruik te maken van factureringssoftware of Excel, komt het weleens voor dat het totaalbedrag niet klopt. Het is vervelend als je klant je erop moet wijzen dat het totaalbedrag niet juist is. Je klant verwacht een correcte factuur waarop duidelijk staat vermeld wat hij of zij moet betalen. Als je klachten ontvangt over onjuiste totaalbedragen, wijst dat op problemen in je administratie. Het corrigeren van die fouten kost tijd en moeite. Je kunt dit eenvoudig voorkomen door nauwkeurig te zijn bij het berekenen en vermelden van het totaalbedrag op de factuur. Excel of een factureringsprogramma kan je hierbij helpen.
Als je de betalingstermijn niet op je factuur vermeldt, weet je klant niet binnen welke termijn hij of zij moet betalen. Je klant wil duidelijkheid hebben over de termijn waarbinnen hij of zij moet betalen. Door de betalingstermijn niet te vermelden, vergroot je het risico dat je klant niet of niet tijdig betaalt. Vermeld daarom een concrete betalingstermijn op je factuur. Zorg er ook voor dat de termijn realistisch is; geef je klant de ruimte om op tijd te kunnen betalen. Communiceer je verwachting duidelijk naar je klant, zodat hij of zij weet wanneer er betaald moet zijn.
Het is niet handig om zowel per post als digitaal te factureren. Dit kan leiden tot verwarring en dubbele betalingen. Overweeg of je je factuur per post, digitaal of beide verzendt. Als je je factuur als een pdf-bestand naar je klant e-mailt, bespaar je moeite. Je hebt dan ook direct een digitaal bewijs van verzending. Verstuur je per post, dan is het lastiger om aan te tonen dat je de factuur daadwerkelijk hebt verstuurd. Spreek daarom met je klant af dat je altijd digitaal factureert en vraag naar zijn of haar e-mailadres. Als je er toch voor kiest om je factuur per post te versturen, zorg er dan voor dat je een kopie in je administratie bewaart.
Het vermelden van aangepaste btw-regels op de factuur, wordt weleens vergeten. Als een aangepaste btw-regeling op jouw factuur van toepassing is, vermeld dit dan duidelijk. Zorg ervoor dat je klant precies begrijpt welke aangepaste btw-regels voor jouw factuur gelden en welk btw-bedrag van toepassing is. Voor margegoederen, waarvan de btw al is afgedragen, gelden bijvoorbeeld specifieke regels. In sommige situaties is het niet noodzakelijk om een volledige factuur op te stellen, maar volstaat een kassabon. Bijvoorbeeld bij het tanken of bij een aankoop in de supermarkt. Maar als je aanspraak wilt maken op garantie, is een complete factuur met tenaamstelling nodig. Dit merk je bijvoorbeeld wanneer je iets koopt in een elektronicawinkel.
Een andere veelgemaakte fout is het verstrekken van korting, zonder deze korting op de factuur te vermelden. Als je korting verstrekt, vermeld dit dan altijd duidelijk op je factuur. De klant moet precies weten wanneer en waarom hij of zij korting heeft gekregen. Vermeld je de korting niet op de factuur en geef je een volgende keer geen korting, dan kan de klant je prijs ineens als te hoog ervaren. Je klant kan dan denken dat je product of dienst aanvankelijk veel goedkoper was. Beseft je klant niet dat de korting een gunst was, dan kan dit tot misverstanden leiden.
Het komt regelmatig voor dat ondernemers onvoorziene kosten toevoegen aan hun factuur. Wettelijk gezien is je klant niet verplicht om onvoorziene kosten, zoals herinneringskosten, administratiekosten en portokosten te betalen als deze niet vooraf zijn gecommuniceerd of afgesproken. Voeg daarom nooit zomaar onvoorziene kosten toe aan je factuur. Ook je eigen uurloon voor het sturen van een aanmaning mag je niet in rekening brengen. Het opnemen van onvoorziene kosten op je factuur kan dus onrechtmatig zijn, waardoor je klant ze niet hoeft te betalen.
Een andere veelvoorkomende fout op een factuur is het niet correct beschrijven van meerwerk. Wanneer je extra werk levert, dien je dit nauwkeurig te factureren. Het is niet toegestaan om zomaar meerwerk in rekening te brengen zonder een duidelijke beschrijving. Geef helder aan welk meerwerk je precies hebt uitgevoerd en wat de exacte prijs hiervan is. Doe je dit niet, dan kan je klant beweren dat je prijs anders is dan afgesproken. Stem daarom het meerwerk goed af met je klant en vermeld het duidelijk en apart op je factuur. Het beste kun je van tevoren een schriftelijk akkoord van je klant vragen als je meerwerk gaat uitvoeren. Zo kun je misverstanden voorkomen.
Als je je factuur te laat of zelfs helemaal niet verstuurt, benadeel je jezelf. Lever je een product of dienst en factureer je pas drie of vier weken later, dan is je klant wellicht al vergeten waarop je factuur precies betrekking heeft. Je klant kan zich misschien niet meer precies herinneren hoeveel uren jij destijds hebt gewerkt. Het wordt dan lastig om dit te controleren. Je kunt je factuur daarom het beste direct na de levering van je dienst of product sturen. Op dat moment zit het product of de dienst nog vers in het geheugen van je klant.
Als je je factuur naar de verkeerde afdeling of contactpersoon stuurt, kan dit leiden tot vertraging in de betaling. Stuur je factuur daarom direct naar de juiste contactpersoon of afdeling. Vraag vooraf aan je klant naar welke contactpersoon je de factuur kunt sturen en wat het bijbehorende e-mailadres is. Sommige bedrijven hebben een speciaal e-mailadres voor het ontvangen van facturen. Controleer vooraf goed waar je je factuur precies naartoe moet sturen, zodat deze correct kan worden verwerkt.
Als je geen herinneringen of aanmaningen stuurt, kan dat ertoe leiden dat niet al je facturen betaald worden. Als een betaling uitblijft, is het niet handig om de betreffende factuur simpelweg opnieuw te sturen. Stuur in plaats daarvan een duidelijke herinnering of aanmaning. Maak het voor je klant makkelijk om te begrijpen wat je van hem of haar verwacht. Vermeld duidelijk dat het een herinnering betreft en dat je klant dient te betalen. Hiermee voorkom je misverstanden en maak je je verwachtingen helder.
Als je je klant telefonisch benadert over een achterstallige betaling, vergeet dan niet om hem of haar daarna een e-mail te sturen. Hoewel telefonisch contact vaak heel effectief is, dien je de communicatie ook altijd schriftelijk vast te leggen. Stuur daarom na het telefoongesprek per e-mail een bevestiging. In deze e-mail vermeld je duidelijk wat er is besproken en afgesproken. Zo bevestig je op een formele manier de telefonisch gemaakte afspraken.
Als je betalingsafspraken niet laat bevestigen door je klant, kun je hem of haar vervolgens niet wijzen op de gemaakte afspraken. Bovendien kun je dan niet rechtsgeldig aantonen dat de afspraken zijn gemaakt. Verzoek je klant daarom altijd om de gemaakte afspraken te bevestigen. Maak heldere afspraken. Als jullie bijvoorbeeld overeen zijn gekomen dat de klant in termijnen betaalt, zorg dan voor concrete termijnen en leg alle afspraken schriftelijk vast. Vraag je klant vervolgens expliciet om een bevestiging. Dit bevestigen van de afspraak is heel eenvoudig: je klant kan een bevestigingsmail terugsturen met de tekst ‘akkoord’. Het aanbieden van betalen in termijnen is een gunst aan je klant. Aarzel dus niet om die noodzakelijke bevestiging te vragen.
Als je klant niet betaalt en je hebt de factuur niet meer in je bezit, sta je machteloos. Bovendien kan een gerechtsdeurwaarder geen incassoprocedure starten voor facturen die niet meer beschikbaar zijn. Sla je facturen daarom goed op en maak regelmatig back-ups van de facturatiegegevens. Zorg ervoor dat je altijd toegang hebt tot je facturen, zelfs als je computer crasht of als je geen toegang meer hebt tot je cloudopslag. Zo houd je zicht op welke producten of diensten je hebt geleverd en wanneer je de betaling mag verwachten. Volgens de regelgeving van de Belastingdienst dien je je facturen zeven jaar lang te bewaren. Je moet aan de inspecteur van de Belastingdienst kunnen tonen welke facturen je hebt verstuurd en wat de precieze inhoud ervan was.
