Hoe schrijf ik een goede sommatiebrief?

Tips voor particuliere en zakelijke sommatiebrieven

Een sommatiebrief schrijven is voor de meeste mensen geen dagelijkse kost. De Voordeligste Deurwaarder vertelt u daarom graag waar u aan moet denken.

Het schrijven van een goede sommatiebrief, die voldoet aan de wettelijke vereisten, is niet moeilijk of lastig. Er is echter één belangrijke mededeling/stap die in een goede sommatiebrief niet mag ontbreken. Zo dient u een schuldenaar altijd schriftelijk of per e-mail aan te zeggen dat hij in gebreke is gebleven. Met een schriftelijke ingebrekestelling staat of valt de hele incassoprocedure.

Factuur, herinnering, aanmaning, ingebrekestelling

De meest logische stap om uw schuldenaar tot betaling te bewegen, is om hem allereerst uw factuur toe te sturen. Dat mag per post, e-mail of bij het (af)leveren van uw dienst of product.

Herinnering
Blijft betaling uit, dan is het versturen van een herinnering de volgende logische stap. Uw klant kan immers vergeten zijn uw factuur te betalen of heeft uw factuur wellicht niet ontvangen. De gebruikelijke betalingstermijn die wordt gehanteerd is 10 dagen.

Aanmaning

Reageert uw klant niet op uw factuur en/of verstuurde herinnering, dan is de volgende stap een schriftelijke aanmaning. Deze aanmaningsbrief is strenger van toon en stelt dat betaling binnen 5 dagen moet worden gedaan.

Ingebrekestelling

De ingebrekestelling is de allerbelangrijkste stap in de incassoprocedure. Een ingebrekestelling is niet meer dan een sommatiebrief per post of e-mail, waarin u de schuldenaar vertelt dat hij zijn rekening (nog) niet (volledig) heeft betaald en dat u hem bij deze “in gebreke stelt”.

Nadat de betalingstermijn is verstreken en betaling na het versturen van de sommatiebrief nog steeds niet heeft plaatsgevonden, kan uw onbetaalde factuur uit handen worden gegeven. De incassoprocedure kan nu worden opgestart. Stuurt u geen sommatiebrief waarin uw schuldenaar in gebreke wordt gesteld, dan is de schuldenaar niet verplicht bij betaling de incasso- en/of gerechtelijke kosten te voldoen.

Is uw schuldenaar een particulier of een (zakelijk) ondernemer?

Het verschilt of uw schuldenaar een particulier of een zakelijk ondernemer is.

Particulier

Particulieren hebben wettelijk gezien nog eenmaal de mogelijkheid na ontvangst van de laatste sommatie/ ingebrekestellingsbrief, binnen een termijn van 14 dagen, zonder kosten uw factuur te betalen. Dag één begint één dag na het versturen van de sommatie-/ ingebrekestellingsbrief. Vanaf dat moment wordt verondersteld dat uw schuldenaar de sommatie/ ingebrekestellingsbrief moet hebben ontvangen.

Zakelijke ondernemers

ZZP’ers of andere zakelijke ondernemers hoeven, anders dan particulieren, geen laatste termijn van 14 dagen te krijgen om uw factuur te betalen. Een termijn van 5 dagen is gebruikelijk. Met deze zakelijke ingebrekestellingsbrief stelt u uw zakelijke klant in gebreke. Blijft betaling alsnog uit? Dan kunt u uw onbetaalde factuur hier ter incasso uit handen geven.

Klik hier om een voorbeeld van een zakelijke ingebrekestellingsbrief te downloaden.

Incassokosten

U mag het bedrag aan incassokosten vermelden in de sommatie-/ingebrekestellingsbrief. Voor bedragen tot € 2.500,- zijn de incassokosten 15%. Is uw vordering hoger? Dan geldt over het meerdere tot 10%. Naarmate het factuurbedrag hoger wordt, daalt het percentage van de incassokosten.

Tips

Kijk hieronder voor de meest gemaakte fouten en voorkom dat u dezelfde fouten maakt.

Tip 1:
Vermeld nooit op uw herinnering of aanmaning ‘2e herinnering’ of ‘2e aanmaning’.
Uw schuldenaar verwacht dan mogelijk een derde herinnering of derde aanmaning. Laat ‘2e’ achterwege maar vermeld ‘laatste herinnering’ of ‘laatste aanmaning’.

Tip 2
Let goed op de betaaltermijn
Bij wet is geen minimum of maximum termijn gesteld waarbinnen uw factuur voldaan dient te worden. U mag daar zelf afspraken over maken. Vraag wel altijd om betaling binnen maximaal 30 dagen. Houdt u een kortere betalingstermijn aan, dan zult u zien dat facturen over het algemeen vlotter betaald worden. Betaling vooraf of terstond bij levering is ook toegestaan.

Tip 3
Voorkom herhaaldelijk telefonisch sommeren
Vanuit klantvriendelijkheid is het verstandig om telefonisch bij uw klant na te vragen waarom uw factuur nog niet betaald is. Juridisch gezien heeft een sommatie-telefoontje geen effect. Alleen de schriftelijke sommaties, die u later eventueel kunt overleggen, zijn rechtsgeldig.

Tip 4
Betalingsafspraken schriftelijk vastleggen!
Maakt u mondeling afspraken over betalingen, uitstel ervan of stemt u in met een afbetalingsregeling, leg deze afspraken dan altijd schriftelijk vast en bevestig deze per brief of e-mail. Hiermee voorkomt u verwarring en indien nodig heeft u schriftelijk bewijs.

Tip 5
U bent niet verplicht een betalingsregeling aan te bieden.
Wettelijk gezien is er geen enkele verplichting om een betalingsregeling aan te bieden. Voel u niet verplicht om akkoord te gaan met een onredelijke betalingsregeling. Een betalingsregeling aanbieden is een gunst van u als schuldeiser en geen wettelijk recht van de schuldenaar om een betalingsregeling aangeboden te krijgen.

De Voordeligste Deurwaarder vertelt u graag meer over onder andere een sommatiebrief, een goed voorbeeld en de belangrijkste regels.