Hoe je het beste een debiteur kunt bellen: 8 Tips voor een effectief gesprek
09-10-2024 Door Geen categorie

Hoe je het beste een debiteur kunt bellen: 8 Tips voor een effectief gesprek

Het bellen van een debiteur kan een uitdaging zijn. Het is vaak een delicaat evenwicht tussen vriendelijk en zakelijk blijven, terwijl je toch probeert om een openstaande betaling binnen te krijgen. Voor zowel bedrijven als individuen die met debiteuren te maken hebben, is het belangrijk om een strategie te hebben die zowel effectief als respectvol is. In deze blog bespreken we dé tips en technieken die je kunnen helpen om een debiteur op de juiste manier te benaderen en het gesprek zo succesvol mogelijk te maken.

1. Voorbereiding is de sleutel

Voordat je de telefoon pakt, is het cruciaal om goed voorbereid te zijn. Dit betekent dat je alle relevante informatie bij de hand moet hebben, zoals:

  • Het openstaande bedrag
  • De vervaldatum van de factuur
  • Eventuele eerdere communicatie (zoals herinneringen of eerdere telefoongesprekken)
  • Contactgegevens en bedrijfsinformatie van de debiteur

Door goed voorbereid te zijn, kom je professioneel over en kun je het gesprek efficiënt leiden zonder constant te moeten zoeken naar informatie.

2. Kies het juiste moment

Timing is alles, zeker als het gaat om het bellen van debiteuren. Probeer te bellen op een tijdstip waarop de kans groot is dat je de juiste persoon te pakken krijgt. Vermijd bijvoorbeeld vroeg in de ochtend of net na de lunch, wanneer mensen vaak bezig zijn met andere taken. Tussen 10:00 en 11:00 uur en tussen 14:00 en 16:00 uur zijn vaak goede tijden om contact op te nemen.

Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met deadlines en termijnen. Als de betalingstermijn bijvoorbeeld net is verstreken, wacht dan niet te lang met bellen. Een snelle opvolging laat zien dat je serieus bent over de betaling zonder dat het overkomt als een agressieve benadering.

3. Start het gesprek vriendelijk en professioneel

Bij het bellen van een debiteur is het belangrijk om vriendelijk maar professioneel te blijven. Begin het gesprek altijd met een beleefde introductie, bijvoorbeeld:

“Goedemiddag, dit is [jouw naam] van [bedrijfsnaam]. Ik hoop dat ik je op een geschikt moment spreek. Ik bel met betrekking tot een openstaande factuur die we nog van jullie tegoed hebben.”

Dit soort openingszinnen zorgt ervoor dat je duidelijk en direct bent, zonder dat je meteen te hard overkomt. Het geeft de debiteur de kans om te reageren zonder zich meteen in een defensieve houding te plaatsen.

4. Wees duidelijk en direct, maar blijf beleefd

Tijdens het gesprek is het belangrijk om de feiten helder te presenteren en vriendelijk te blijven, zelfs als de debiteur moeilijk doet. Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert wat je van hen verwacht, bijvoorbeeld:

“We hebben een openstaande factuur van [bedrag] die op [datum] voldaan had moeten zijn. Kunt u aangeven wanneer deze betaling uitgevoerd zal worden?”

Deze benadering is direct, maar niet confronterend. Je geeft de debiteur de kans om een oplossing te bieden zonder meteen de schuld te geven of te beschuldigen van nalatigheid.

5. Luister naar de debiteur

Het gesprek moet tweerichtingsverkeer zijn. Soms heeft een debiteur een geldige reden waarom een betaling vertraagd is. Luister aandachtig naar deze uitleg en toon begrip waar dat gepast is. Dit kan het gesprek soepeler laten verlopen en kan bijdragen aan het vinden van een oplossing die voor beide partijen werkt.

Als een debiteur bijvoorbeeld aangeeft dat ze tijdelijk krap bij kas zitten, kun je samen naar een oplossing zoeken, zoals een betalingsregeling of een uitgestelde betaling. Dit kan niet alleen helpen om uiteindelijk het openstaande bedrag binnen te krijgen, maar ook om de relatie met de klant te behouden.

6. Blijf kalm en professioneel, ook bij weerstand

Soms zal een debiteur defensief of zelfs agressief reageren. Het is belangrijk om in dergelijke situaties kalm te blijven en niet in de verdediging te schieten. Het kan helpen om zinnen te gebruiken als:

“Ik begrijp dat het een lastige situatie kan zijn, maar we willen graag met u samenwerken om dit probleem op te lossen. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat deze factuur zo snel mogelijk wordt voldaan?”

Door kalm en beleefd te blijven, zelfs in moeilijke situaties, blijf je professioneel en vergroot je de kans op een positieve uitkomst.

7. Maak duidelijke afspraken

Als je tijdens het gesprek een betalingsregeling hebt afgesproken, zorg er dan voor dat deze afspraken duidelijk en specifiek zijn. Vraag bijvoorbeeld om bevestiging van de datum waarop de betaling zal plaatsvinden, en stuur altijd een bevestigingsmail van de gemaakte afspraken. Dit zorgt ervoor dat beide partijen weten waar ze aan toe zijn en voorkomt misverstanden.

Je kunt bijvoorbeeld afsluiten met:

“Dank u voor uw tijd vandaag. Om te bevestigen wat we hebben afgesproken: u heeft aangegeven dat de betaling uiterlijk op [datum] zal plaatsvinden. Ik stuur u zo meteen een e-mail ter bevestiging. We waarderen uw medewerking en zijn blij dat we samen tot een oplossing zijn gekomen.”

8. Volg op

Als er een nieuwe betalingsdatum of regeling is afgesproken, is het belangrijk om deze afspraken na te komen en te volgen. Stuur bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering een dag vóór de afgesproken betaaldatum, of neem opnieuw contact op als de betaling niet volgens afspraak plaatsvindt.

Opvolging laat zien dat je de zaak serieus neemt, maar geeft de debiteur ook de kans om hun beloftes na te komen.

Mocht betaling onverhoopt toch uitblijven? Dan is het verstandig om contact op te nemen met De Voordeligste Deurwaarder. Zij helpen je graag alsnog om de openstaande factuur te incasseren.

Conclusie

Het bellen van een debiteur vereist een zorgvuldige balans tussen zakelijkheid en empathie. Door goed voorbereid te zijn, duidelijk en beleefd te communiceren, en kalm te blijven in moeilijke situaties, vergroot je de kans op een succesvolle uitkomst. Vergeet niet dat een positief gesprek niet alleen helpt om de betaling te verkrijgen, maar ook bijdraagt aan het onderhouden van een goede relatie met de debiteur.

Meest gestelde vragen

  • Hoe ziet een incassoprocedure eruit?
  • Kan ik jullie inschakelen op basis van no cure no pay?
  • Wanneer kan ik een deurwaarder inschakelen?
  • Wat doet een deurwaarder?
  • Wat is een (on)betwiste vordering?
  • Wat zijn de kosten van een deurwaarder?
  • Welke bevoegdheden heeft een deurwaarder?
Lees meer FAQ's
Wij scoren gemiddeld een 9,6 op basis van 45 recensies